De BudgetPlanner is een samenwerkingstool bij uitstek: het is een webapp waarin hulpvrager en administratiemaatje samen kunnen werken aan de administratie. De hulpvrager kan de vrijwilliger toegang geven tot de data op zijn pc. Beide partijen zien hetzelfde, wat transparantie en gezamenlijk inzicht bevordert.
Een belangrijk aspect van deze samenwerking is de omgang met privacygevoelige informatie. Bij de inventarisatie van betalingen kan het voor de hand liggen dat de vrijwilliger gegevens op de eigen laptop meeneemt, maar dit is ongewenst. De BudgetPlanner biedt hier een oplossing voor omdat hij samenwerken en privacybescherming combineert.
De BudgetPlanner bouwt voort op de BudgetScanner. In de Scanner zijn betalingen van een heel jaar ingelezen in de browser van de hulpvrager en worden vergelijkbare betalingen automatisch samengevoegd en waar mogelijk gekoppeld aan een potje. De gebruiker kan ook nieuwe potjes definiëren. Dit proces kan samen met de vrijwilliger worden uitgevoerd, maar diens ondersteuning kan ook beperkt blijven tot specifieke vragen, aangezien het proces relatief eenvoudig is.
Gedurende de koppeling worden de betalingen, inclusief de regels op basis waarvan deze worden toegewezen aan de potjes, lokaal op de computer van de hulpvrager bewaard. Hierdoor kunnen ze te allen tijde weer worden ingelezen. Deze inventarisatiefunctie gebeurt zonder ergens in te loggen — niets verlaat het apparaat. Het is daardoor ook bruikbaar om overzicht op te bouwen zonder dat de app voor de daadwerkelijke administratie al hoeft te worden ingezet.
Wie de functionaliteit wil verkennen, kan de BudgetScanner bekijken via https://budgetscanner.plusmin.org/. Er is geen risico aan verbonden: er wordt geen data naar buiten gelekt, alles gebeurt in de browser.
Liever nog niet met je eigen bankgegevens? Oefen dan eerst met het voorbeeld bankbestand van fictieve Johan https://budgetscanner.plusmin.org/docs/budgetscanner/voorbeelden/demo-johan.xml.
Indien hulpvrager en vrijwilliger besluiten de administratie in PlusMin te gaan voeren, kan de BudgetPlanner op basis van de inventarisatie een voorstel voor de inrichting doen. Hij leert van de Scanner welke potjes er zijn, wat de aard van de potjes is, en de gebruiker kan de betaaldatum, de maanden waarin moet worden betaald en de variabiliteit van vaste lasten invoeren. De hulpvrager kan vervolgens zijn eigen bankbestand inrichten als nieuwe administratie.
Na de initiële inrichting kan aan aflossingspotjes de actuele schuld worden toegevoegd, zodat inzicht wordt gegeven in de voortgang.
Ook kan bij spaarpotjes een optioneel doelbedrag en een doeldatum worden opgegeven, zodat door de app kan worden teruggekoppeld of de spaardoelen worden gehaald.