De PlusMin app is een samenwerkingstool bij uitstek: het is een webapp waarin hulpvrager en administratiemaatje samen kunnen werken aan de administratie. Beide partijen hebben toegang en zien hetzelfde, wat transparantie en gezamenlijk inzicht bevordert.
Een belangrijk aspect van deze samenwerking is de omgang met privacygevoelige informatie. Bij de inventarisatie van betalingen kan het voor de hand liggen dat de vrijwilliger gegevens op de eigen laptop meeneemt, maar dit is ongewenst. PlusMin biedt hier een oplossing voor via het BudgetScanner — een voorbeeld van hoe de app samenwerken en privacybescherging combineert.
In het BudgetScanner kunnen transacties, bijvoorbeeld van een heel jaar, als CSV of CAMT.053-bestand worden geüpload in de browser van de hulpvrager. Deze gegevens verlaten het apparaat niet. Vergelijkbare transacties worden automatisch samengevoegd en waar mogelijk gekoppeld aan een eerder benoemd potje; de gebruiker kan ook nieuwe potjes definiëren. Dit proces kan samen met de vrijwilliger worden uitgevoerd, maar diens ondersteuning kan ook beperkt blijven tot specifieke vragen, aangezien het proces relatief eenvoudig is.
Gedurende de koppeling kunnen de transacties, inclusief de regels op basis waarvan wordt gekoppeld, lokaal op de computer of telefoon van de hulpvrager worden bewaard. Hierdoor kunnen ze te allen tijde weer worden ingelezen. Deze inventarisatiefunctie kan zonder inloggen worden gebruikt — niets verlaat het apparaat. Het is daardoor ook bruikbaar om overzicht op te bouwen zonder dat de app voor de daadwerkelijke administratie al hoeft te worden ingezet.
Wie de functionaliteit wil verkennen, kan de bètaversie van de BudgetScanner bekijken via https://dev.plusmin.org/. Er is geen risico aan verbonden: er wordt geen data naar buiten gelekt, alles gebeurt in de browser. En er is een voorbeeld bankbestand met fictieve betalingen beschikbaar op https://dev.plusmin.org/docs/budgetscanner/voorbeelden/demo-johan.csv zodat je niet met eigen data hoeft te werken.
Indien hulpvrager en vrijwilliger besluiten de administratie in PlusMin te gaan voeren, kan de app op basis van de inventarisatie een voorstel voor de inrichting doen. Het is dan bekend welke potjes er zijn, wat de aard van de potjes is, en voor vaste lasten wat de betaaldatum, de maanden waarin moet worden betaald en de variabiliteit van het bedrag is. De hulpvrager kan vervolgens inloggen en de inrichting aanbieden als nieuwe administratie. Hierbij kan worden aangegeven of de historische betalingen wel of niet worden meegenomen, aangezien het meenemen van alle betalingen vaak weinig meerwaarde biedt en het anonimiseren ervan een aanzienlijke klus is.
Na de initiële inrichting kan aan aflossingspotjes de actuele schuld worden toegevoegd, zodat inzicht wordt gegeven in de voortgang. Ook kan bij spaarpotjes een optioneel doelbedrag en een doeldatum worden opgegeven, zodat door de app kan worden teruggekoppeld of de spaardoelen worden gehaald.